Algemene Voorwaarden Proxima- Services B.V.

Eerste druk: Februari 2025

Gevestigd aan de Steenhouwerstraat 90, 3194 AG Hoogvliet Rotterdam, Nederland.

KvK-nummer: 83536361

Artikel 1 – Definities

  1. Callcenter: Proxima- Services B.V., de aanbieder van inbound- en outbounddiensten, hierna te noemen “het Callcenter”.
  2. Opdrachtgever: De natuurlijke of rechtspersoon die een overeenkomst sluit met het Callcenter voor het afnemen van diensten.
  3. Diensten: Alle activiteiten die het Callcenter aanbiedt, waaronder inbound telefonie (beantwoording van inkomende oproepen) en outbound telefonie (uitgaande oproepen zoals telemarketing, leadgeneratie, en klantcontact).
  4. Overeenkomst: De schriftelijke of elektronische afspraken tussen het Callcenter en de Opdrachtgever over de te leveren Diensten.
  5. Persoonsgegevens: Gegevens zoals gedefinieerd in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), die het Callcenter namens de Opdrachtgever verwerkt.

Artikel 2 – Toepasselijkheid

  1. Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle offertes, overeenkomsten en Diensten van het Callcenter, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.
  2. Afwijkingen van deze voorwaarden zijn alleen geldig indien expliciet schriftelijk overeengekomen.
  3. Algemene voorwaarden van de Opdrachtgever worden uitdrukkelijk van de hand gewezen, tenzij schriftelijk anders is vastgelegd.

Artikel 3 – Totstandkoming van de Overeenkomst

  1. Een offerte van het Callcenter is vrijblijvend en geldig gedurende 14 dagen, tenzij anders vermeld.
  2. De Overeenkomst komt tot stand zodra de Opdrachtgever de offerte schriftelijk of elektronisch aanvaardt, of zodra het Callcenter met instemming van de Opdrachtgever start met de uitvoering van de Diensten.

Artikel 4 – Uitvoering van de Diensten

  1. Het Callcenter verplicht zich de Diensten naar beste inzicht en vermogen uit te voeren.
  2. Inbounddiensten omvatten onder meer het beantwoorden van inkomende oproepen, klantenservice en het verwerken van klantvragen namens de Opdrachtgever.
  3. Outbounddiensten omvatten onder meer telemarketing, leadgeneratie en klantcontact, met inachtneming van de Telecommunicatiewet en het Bel-me-niet Register.
  4. Het Callcenter zal bij outbounddiensten het Bel-me-niet Register raadplegen en het Recht van Verzet actief aanbieden, conform artikel 11.7 van de Telecommunicatiewet.
  5. Tenzij anders overeengekomen, betreft de uitvoering een inspanningsverplichting en geen resultaatsverplichting.

Artikel 5 – Verplichtingen van de Opdrachtgever

  1. De Opdrachtgever verstrekt tijdig alle informatie, gegevens en materialen die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de Diensten. Indien de Opdrachtgever de benodigde informatie, documenten of andere essentiële materialen niet tijdig aanlevert, waardoor het Callcenter niet in staat is de Diensten op het afgesproken tijdstip te starten of uit te voeren, kan het Callcenter hiervoor niet aansprakelijk worden gesteld. Eventuele vertragingen of kosten die hieruit voortvloeien, komen voor rekening van de Opdrachtgever.
  2. Indien de Opdrachtgever klantlijsten of andere gegevens aanlevert, garandeert hij dat deze voldoen aan de AVG en dat er een rechtsgrond is voor verwerking (bijv. toestemming of gerechtvaardigd belang).
  3. De Opdrachtgever vrijwaart het Callcenter tegen aanspraken van derden die voortvloeien uit onjuiste of onvolledige verstrekte informatie.

Artikel 6 – Tarieven en Betaling

  1. Tarieven worden vastgelegd in de Overeenkomst en zijn exclusief btw, tenzij anders vermeld.
  2. Facturen dienen binnen 14 dagen na factuurdatum te worden voldaan op de door het Callcenter aangegeven bankrekening.
  3. Bij niet-tijdige betaling is de Opdrachtgever van rechtswege in verzuim en verschuldigd:

– De wettelijke handelsrente (artikel 6:119a BW);

– Buitengerechtelijke incassokosten conform de Wet Incassokosten.

Artikel 7 – Gegevensbescherming

  1. Het Callcenter verwerkt Persoonsgegevens namens de Opdrachtgever conform de AVG en sluit indien nodig een verwerkersovereenkomst met de Opdrachtgever.
  2. Het Callcenter treft passende technische en organisatorische maatregelen om Persoonsgegevens te beveiligen.
  3. Bij een datalek meldt het Callcenter dit onverwijld aan de Opdrachtgever, conform artikel 33 en 34 AVG.
  4. De Opdrachtgever garandeert dat alle Persoonsgegevens die aan het Callcenter worden verstrekt, rechtmatig zijn verkregen en dat de verwerking ervan door het Callcenter in overeenstemming is met de AVG en andere toepasselijke wetgeving. Het Callcenter is niet aansprakelijk voor boetes, claims of schade die voortvloeit uit het niet-naleven van deze wetgeving door de Opdrachtgever, en de Opdrachtgever vrijwaart het Callcenter volledig tegen dergelijke aanspraken van derden, inclusief toezichthouders.
  5. Het Callcenter voert de Diensten uit conform de schriftelijke instructies van de Opdrachtgever. Indien deze instructies naar het oordeel van het Callcenter in strijd zijn met de AVG of andere wetgeving, stelt het Callcenter de Opdrachtgever hiervan onverwijld op de hoogte. Het Callcenter is niet aansprakelijk voor schade of gevolgen die voortvloeien uit het opvolgen van dergelijke instructies, en de Opdrachtgever vrijwaart het Callcenter tegen alle claims die hieruit voortkomen.
  6. Het Callcenter zal geen subverwerkers inschakelen zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de Opdrachtgever. Indien een subverwerker wordt ingeschakeld met goedkeuring, sluit het Callcenter een subverwerkersovereenkomst die voldoet aan artikel 28 lid 4 AVG. Het Callcenter is niet aansprakelijk voor tekortkomingen van subverwerkers, mits deze zijn goedgekeurd door de Opdrachtgever.
  7. Indien de Opdrachtgever een audit laat uitvoeren op de naleving van gegevensbescherming door het Callcenter, geschiedt dit uitsluitend door een onafhankelijke derde partij, onder geheimhouding, en op kosten van de Opdrachtgever. Het Callcenter verleent medewerking, mits dit redelijkerwijs geen onevenredige belasting vormt voor haar bedrijfsvoering. Eventuele tekortkomingen die buiten de controle van het Callcenter liggen (bijv. door foutieve gegevens van de Opdrachtgever), geven geen grond voor aansprakelijkheid van het Callcenter.
  8. Bij beëindiging van de Overeenkomst zal het Callcenter, op schriftelijk verzoek van de Opdrachtgever, alle Persoonsgegevens retourneren of vernietigen, tenzij een wettelijke bewaarplicht anders vereist. Het Callcenter is niet aansprakelijk voor claims die voortvloeien uit het bewaren of vernietigen van gegevens conform deze instructies.

Artikel 8 – Aansprakelijkheid

  1. Het Callcenter is uitsluitend aansprakelijk voor directe schade die aantoonbaar het gevolg is van een toerekenbare tekortkoming in de nakoming van de Overeenkomst, tot maximaal het bedrag dat wordt uitgekeerd onder de aansprakelijkheidsverzekering van het Callcenter, voor zover deze dekking biedt voor de betreffende schade.
  2. Aansprakelijkheid voor indirecte schade, zoals gederfde winst, omzetverlies, reputatieschade, of gevolgschade, is te allen tijde uitgesloten, tenzij sprake is van opzet of bewuste roekeloosheid van het Callcenter.
  3. Het Callcenter is niet aansprakelijk voor schade die voortvloeit uit fouten, onjuistheden of onvolledigheden in door de Opdrachtgever verstrekte gegevens, materialen of instructies.
  4. De beperking van aansprakelijkheid geldt niet indien de schade het gevolg is van opzet of bewuste roekeloosheid van het Callcenter of haar leidinggevend personeel.
  5. De Opdrachtgever dient eventuele schade zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen 30 dagen na ontdekking, schriftelijk te melden aan het Callcenter, bij gebreke waarvan het recht op schadevergoeding vervalt.

Artikel 9 – Overmacht

  1. 1. Onder overmacht wordt verstaan elke omstandigheid buiten de controle van het Callcenter die de nakoming van haar verplichtingen geheel of gedeeltelijk verhindert, en die niet aan het Callcenter kan worden toegerekend. Hieronder vallen onder meer, maar niet uitsluitend:

– Storingen in telecommunicatiesystemen of internetverbindingen, zoals uitval van telefonielijnen, VoIP-systemen (Voice over IP), mobiele netwerken, breedbandverbindingen, of andere communicatietechnologieën die essentieel zijn voor inbound- of outbounddiensten, ongeacht of deze storingen worden veroorzaakt door defecten bij het Callcenter, haar leveranciers, of externe netwerkbeheerders;

– Elektriciteitsuitval, waaronder volledige of gedeeltelijke onderbrekingen van de stroomvoorziening op de locatie van het Callcenter, tijdelijke spanningsdalingen die apparatuur onbruikbaar maken, of storingen in de energievoorziening veroorzaakt door nutsbedrijven of externe factoren zoals weersomstandigheden;

– Andere omstandigheden zoals brand, overstromingen, stakingen, pandemieën, epidemieën, oorlog, terroristische aanslagen, overheidsmaatregelen (zoals lockdowns of verboden op bepaalde activiteiten), en tekortkomingen van toeleveranciers of derden die essentieel zijn voor de uitvoering van de Diensten.

  1. Bij het intreden van overmacht worden de verplichtingen van het Callcenter opgeschort voor de duur van de overmacht situatie. Het Callcenter stelt de Opdrachtgever zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen 5 werkdagen na het ontstaan van de overmacht, schriftelijk of elektronisch op de hoogte van de aard, oorzaak en verwachte duur van de overmacht, voor zover deze bekend is.
  2. Gedurende de opschorting als gevolg van overmacht heeft de Opdrachtgever geen recht op schadevergoeding, ontbinding van de Overeenkomst, of enige andere vorm van compensatie.
  3. Indien de overmacht situatie langer dan 30 aaneengesloten dagen voortduurt, hebben zowel het Callcenter als de Opdrachtgever het recht de Overeenkomst schriftelijk te ontbinden zonder tussenkomst van de rechter, met inachtneming van een opzegtermijn van 7 dagen. In dat geval zijn partijen over en weer niet verplicht tot vergoeding van schade of kosten die voortvloeien uit deze ontbinding.
  4. Indien het Callcenter ten tijde van de overmacht al gedeeltelijk aan haar verplichtingen heeft voldaan of kan voldoen, heeft zij recht op een redelijk deel van de overeengekomen vergoeding, gebaseerd op de reeds geleverde prestaties. De Opdrachtgever blijft gehouden tot betaling van dit gedeelte.
  5. Het Callcenter is niet aansprakelijk voor schade of gevolgen die de Opdrachtgever ondervindt als gevolg van een overmacht situatie, noch voor het niet kunnen uitvoeren van de Diensten tijdens de overmacht periode.

Artikel 10 – Duur en Beëindiging

  1. De Overeenkomst wordt aangegaan voor de duur zoals vastgelegd in de Overeenkomst. Indien geen duur is overeengekomen, geldt een looptijd van één jaar met stilzwijgende verlenging voor dezelfde periode, tenzij een partij de Overeenkomst schriftelijk opzegt met inachtneming van een opzegtermijn van twee maanden.
  2. Beide partijen kunnen de Overeenkomst met onmiddellijke ingang schriftelijk beëindigen indien:

– De andere partij in staat van faillissement wordt verklaard, surseance van betaling aanvraagt, of anderszins insolvent raakt;

– De andere partij haar verplichtingen uit de Overeenkomst niet nakomt en deze tekortkoming, na schriftelijke ingebrekestelling, niet binnen 14 dagen herstelt.

  1. Bij beëindiging van de Overeenkomst blijven de bepalingen over aansprakelijkheid, confidentialiteit en gegevensbescherming van kracht.

Artikel 11 – Vertrouwelijkheid

  1. Het Callcenter verplicht zich tot geheimhouding van alle vertrouwelijke informatie van de Opdrachtgever die tijdens de uitvoering van de Diensten wordt verkregen, tenzij openbaarmaking wettelijk verplicht is.
  2. De Opdrachtgever mag geen vertrouwelijke informatie over de werkwijze of systemen van het Callcenter aan derden verstrekken zonder schriftelijke toestemming.

Artikel 12 – Intellectuele Eigendom

  1. Alle rechten van intellectuele eigendom op door het Callcenter gebruikte systemen, scripts, software of andere materialen blijven bij het Callcenter of haar licentiegevers, tenzij anders schriftelijk overeengekomen.
  2. De Opdrachtgever verkrijgt slechts een niet-exclusief gebruiksrecht op de geleverde Diensten voor de duur van de Overeenkomst.

Artikel 13 – Geschillen en Toepasselijk Recht

  1. Op de Overeenkomst en deze algemene voorwaarden is Nederlands recht van toepassing.
  2. Geschillen die voortvloeien uit de Overeenkomst worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in Rotterdam, tenzij dwingend recht anders bepaalt.

Artikel 14 – Wijziging van de Voorwaarden

  1. Het Callcenter behoudt zich het recht voor deze algemene voorwaarden te wijzigen. Wijzigingen worden schriftelijk of elektronisch aan de Opdrachtgever medegedeeld en treden in werking 30 dagen na kennisgeving, tenzij de Opdrachtgever hiertegen bezwaar maakt.
  2. Bij bezwaar treden partijen in overleg om tot een oplossing te komen. Indien geen overeenstemming wordt bereikt, kan de Opdrachtgever de Overeenkomst opzeggen met inachtneming van de opzegtermijn.

Artikel 15 – Overige Bepalingen

  1. Indien een bepaling in deze algemene voorwaarden nietig of onverbindend blijkt, blijven de overige bepalingen van kracht. Partijen treden in overleg om de nietige bepaling te vervangen door een geldige die de oorspronkelijke bedoeling zo dicht mogelijk benadert.
  2. Het niet afdwingen van een recht of bepaling door het Callcenter betekent geen afstand van dat recht.